Odile Poux

assistante de direction, elle reçoit le Laurier 2007 d'appui à la recherche

© Inra, C. Maître

Odile Poux a débuté sa carrière par une fonction de secrétariat de proximité, dans un "laboratoire" de 25 personnes, pour aboutir au secrétariat de direction d'une unité de recherche regroupant aujoud'hui 170 titulaires, l’"unité de recherche sur les herbivores" (URH), centre de Clermont-Ferrand Theix, département de "physiologie animale et systèmes d'élevage" (PHASE).

Fille d’agriculteurs, attachée à ses racines, elle est née à onze kilomètres du site Inra de Theix où elle a effectué toute sa carrière de secrétariat à partir de 1976. Si elle n’a pas bougé géographiquement, Odile Poux s’est, en revanche, adaptée aux changements conséquents qui ont régulièrement affecté son unité d’accueil, l’actuelle Unité de recherche sur les herbivores.

Son rôle pillier : une connaissance parfaite de son unité

Actuellement, elle assiste le directeur de l’unité dans des fonctions administratives variées, caractéristiques du métier d’assistante de direction. "Je devais aider mon directeur à réussir son pari d’animer une unité de taille aussi importante", confie-t-elle. L’unité comprenant 9 équipes de recherche, c’est donc 9 responsables d’équipes et leurs secrétariats qu’il s’agit d’informer et de coordonner. Dans ce contexte, Odile Poux est devenue la "plaque tournante" de l’information pour les équipes. Pour parfaire la circulation de l’information, elle a d’ailleurs pris en charge la rédaction d’un journal mensuel de l’unité très complet : on y trouve les mouvements de personnel, les différentes missions des agents, les notes de service, les événements concernant l’unité, et les comptes-rendus des conseils de direction de l’unité.

Son rôle moteur : des initiatives visant à améliorer la vie collective de son unité

Odile Poux gère aussi les dossiers du personnel titulaire de l’unité et apporte une aide précieuse à chaque personne. Elle rassemble les informations, en relation avec le service des ressources humaines et renseigne les agents sur leurs droits et sur les démarches à effectuer dans chaque situation qu’ils rencontrent au cours de leur vie professionnelle. Où qu’elle se trouve, l’information existe, il suffit d’aller la chercher, tel pourrait être son "credo", ne laissant aucune question sans réponse. Elle n’hésite d’ailleurs pas à prendre des initiatives pour débloquer une situation délicate ou faire aboutir un dossier. Ce fut le cas par exemple en 2001, lorsqu’elle a permis de régulariser le dossier de recrutement d’un chercheur étranger grâce à une démarche auprès des services de la Préfecture. Autre exemple de portée plus générale, l’amélioration qu’elle a apportée pour le traitement des certificats médicaux d’arrêt de travail. Elle est à l’origine de la parution d’une note de service de centre qui permet de faciliter la préservation du secret médical (l’agent conserve le volet de l’imprimé indiquant les motifs médicaux de son absence). C’est cette fois grâce à un contact avec les services de l’Équipement qu’elle a trouvé la circulaire ministérielle permettant de formaliser cette pratique de discrétion. "J’aime bien que les choses soient faites dans les règles", ajoute t-elle simplement.

Le sens du service public l’a amenée à exercer dans sa vie citoyenne trois mandats d’élue municipale. Elle a finalement choisi de ne pas renouveler son dernier mandat d’adjointe au maire afin de se consacrer entièrement à sa mission de secrétaire d’unité, terme qu’elle préfère en toute modestie à celui de "secrétaire de direction". C’est peut-être là le secret des bonnes relations qu’elle a établi avec l’ensemble des acteurs de l’unité. Don d’harmonie et sens naturel de la convivialité font de son bureau un lieu accueillant et propice à la discussion : l’ambiance est telle qu’on la construit, dit-elle encore...

Son atout : savoir s'adapter à l'air du temps!

Concernant l’évolution des outils de gestion, elle observe que, des premiers logiciels de comptabilité analytique au système d’information globale "S2I" développé à l’Inra, leur évolution répond à une nécessité de centralisation des informations et à un besoin d’y accéder facilement. Ouverte à l’informatique et aux avantages qu’offrent le courrier électronique et Internet, elle souhaite simplement, survivance de sa formation littéraire, que les logiciels utilisent un langage convivial en rapport avec l’objet traité et ne deviennent pas des labyrinthes de chiffres et de codes abstraits.
Même si l’informatique a révolutionné notre métier, de toute façon, on aura toujours besoin d’une secrétaire, diagnostique-t-elle pour conclure !
 

Odile Poux et son équipe, © Inra C. Maître

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